Współpraca z wirtualną asystentką – jak się przygotować?

with Brak komentarzy

 

Wśród pracy wirtualnej asystentki pojawiło się wiele mitów. Z drugiej strony część przedsiębiorców nie wie, w jaki sposób może skorzystać z takiego rodzaju wsparcia i gdzie szukać wartościowej osoby. Dodatkowo warto wiedzieć na co zwrócić uwagę analizując ofertę i dopasowując jej do aktualnych potrzeb. Tym artykułem postaram Ci się przedstawić najważniejsze aspekty współpracy z WA oraz na co zwrócić uwagę przy poszukiwaniach.

 

Zacznijmy od tego, kim jest wirtualna asystentka?

 

To osoba, której zlecasz zadanie, których nie chcesz lub nie możesz wykonać. Wirtualna w tym aspekcie oznacza, że w większości przypadków pracuje wyłącznie zdalnie z dowolnego miejsca, często też w elastycznych godzinach.Jest to Twój kompan do rozwoju biznesu. Może Cię zmartwię, bo niekoniecznie zyskasz czas na długi urlop i czas na picie drinków, ale możesz dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz  wyruszyć w biznesie na fajną przygodę w poszukiwaniu nowych dróg rozwoju i ciekawych, dochodowych klientów.

 

Często są to osoby, które same prowadzą działalność gospodarczą więc dobrze znają realia  prowadzenia firmy i wyzwań z tym związanych. Czyli zatrudnienie wirtualnej asystentki da Ci nie tylko ogarnięcie spraw bieżących, ale nowe spojrzenie na Twój biznes. Przypominam jednak, że to ASYSTA, więc nie poprowadzi za Ciebie biznesu. Ostatnie słowo musi należeć do Ciebie.

 

Co robi wirtualna asystentka? W czym może Ci pomóc?

 

Krótko mówiąc – co potrafi. Co potrafi. Zwróć uwagę na to, że często wirtualne asystentki mają swoją specjalizację –  niektóre dobrze czują się w komunikacji w social media inne kwestie formalne mają w jednym palcu a kolejne czują się świetnie z obsługą klienta. 

Dobierz taką osobę, która czuje biznes podobnie jak Ty. Taką osobę, którą polubisz. Jeśli dobrze poznasz swoje potrzeby możesz dobrać asystentkę dopasowaną idealnie do Twoich potrzeb.

 

Pamiętaj jednak, że asystentka nie zastąpi ci call center, wiec raczej mało prawdopodobne że zajmie się dla ciebie szukaniem klientów. Nie pracuje też za prowizje, bo to nie przedstawiciel handlowy.

 

Dla przykładu – sprawdź w czym ja mogę Ci pomóc.

 

O czym warto pomyśleć przed rozpoczęciem współpracy?

 

Po pierwsze przeanalizuj swoje potrzeby i zastanów się w jakiej części asystentka może Cię odciążyć. Spisz programy, których na codzień używasz i których umiejętności obsługi oczekujesz od WA. Oddziel konkretne zadania. Mogę Cię zapewnić, że to będzie jedno z najtrudniejszych momentów. Szczególnie jak do tej pory bardzo dbałeś o jakość realizacji tych zadań i ciężko jest zdecydować, które z powodzeniem możesz delegować innej osobie. Oczywiście kwestia finansowa w firmie jest niezwykle ważna, dlatego przeanalizuj ile jesteś skłonny przeznaczyć na wynagrodzenie i czy w tym budżecie jesteś w stanie otrzymać jakąś sensowną pomoc. Dobrą wiadomością jest fakt, że nie ogranicza Cię lokalizacja, więc wybierasz najlepszą osobę z rynku, nawet gdy dzieli Cię wiele km.

 

Jak ustalisz zakres działań, zasady rozliczenia, czy stawkę spisz umowę. Zabezpiecza to zarówno Ciebie jak i WA. Im więcej szczegółów tym lepiej, to dobry moment na uściślenie wszelkich niejasności już na samym początku.  Nie bój się zatrudniać osoby, która dopiero zaczyna w tym zawodzie. Po pierwsze może ma kompetencje zdobywane w pracy na etacie, które mogę Ci się przydać. Zweryfikuj jej umiejętności za pomocą zadania próbnego lub krótkiej ankiety.

 

Uważaj na osoby, które uznają to jako dodatkowe, błahe zajęcie, szczególnie teraz,  w dobie koronawirusa. Niestety część społeczeństwa uważa, że to żadna filozofia być asystentką i w czasie przestoju w swojej pracy zajmie się tym. Często te osoby nie znają specyfiki działań, które nie miały wcześniej styczności z pracą zdalną i nie wiedzą jakie pułapki mogą na nie czekać.

 

A gdzie zacząć poszukiwania?

 

Polecenia

 

Na początku najlepiej puścić wici, że zaczynasz takie poszukiwania. Zobacz też, czy ktoś z Twoich znajomych ostatnio nie polecał kogoś godnego zaufania. Możesz się zdziwić ile osób może znać dobre i sprawdzone WA,a  do tego masz od razu sprawdzone referencje. 

 

Społeczność

 

Jeśli masz już zbudowaną społeczność wokół swojej marki ogłoś poszukiwania WA. Jeśli znajdziesz kogoś dzięki tej metodzie to nie dość, że czas poszukiwań może się znacznie skrócić, to masz pewność, że asystentka będzie znała Twoją markę, Twoją komunikację, a do tego być może jest Twoją stałą klientką i fanką. Czas późniejszego wprowadzenie w obowiązki dzięki temu może być znacznie krótszy.

 

Facebook, Linkedin

 

Jeśli zależy Ci na dużej ilości kandydatów lub w swoim otoczeniu nie masz nikogo, kto może Ci pomóc to warto dać ogłoszenia w portalach społecznościowych. Szczególnie zwróć uwagę na grupy na Facebooku zrzeszające WA (na przykład Wirtualna Asystentka i Przedsiębiorcy- praktyczna wiedza i oferty pracy, Wirtualna Asystentka – ogłoszenia, informacje, wsparcie, Wirtualna Asystentka – dam pracę, szukam zleceń, Wirtualna Asystentka – jak znaleźć VA i zarządzać zdalnym zespołem).  Dodatkowym miejscem są grupy zrzeszające przedsiębiorców. Podobnie portal Linkedin często jest monitorowany przez WA w celu szukania ciekawych zleceń. Dzięki tym źródłom możesz otrzymać wiele wartościowych ofert współpracę i mieć możliwość przeglądu obecnych stawek, rozliczeń i możliwości.

 

Useme, pracuj.pl, OLX

Na koniec zostawiam miejsca, które wg mnie są mniej (ale nadal) skuteczne. Możesz ogłaszać się na tych portalach, prawdopodobnie znajdziesz kilka perełek. Jednak możesz otrzymać też trochę więcej niedopasowanych kandydatur.

 

Ile to kosztuje?

 

Od sasa do lasa. Co asystentka to inne podejście do stawek i rozliczeń. Jest jednak duże grono wirtualnych asystentek, które jawnie dzielą się swoimi stawkami na stronie www, więc możesz się wstępnie rozeznać. 

 

W dużej mierze stawka zależy od:

  • doświadczenia i zdobytych umiejętności;
  • znajomości programów i wachlarza możliwości;
  • marki osobistej;
  • aktualnej ilości klientów;
  • potrzeb finansowych samej WA

 

Rozliczanie opiera się na raportowaniu czasu pracy np poprzez Toggl lub na wysłaniu zrealizowanego zadania w określonym terminie.  Rozliczenie godzinowe lub zadaniowe.

Niektóre agencje zrzeszające kilka WA mają system rozliczenia pakietowego. Przy współpracy możesz rozliczać się za pomocą faktury VAT, umowy cywilnoprawnej lub useme.

 

Niekiedy stawki czasem mogą się wydawać zbyt wysokie, ale zastanów się ile byś wydał przy zatrudnieniu osoby na etat: wynagrodzenie, ZUS, wyposażenie stanowiska, szkolenia, urlopy, l4, urlopy macierzyńskie itd.

 

Mam nadzieję, że udało mi się rozwiać Twoje wątpliwości jeśli chodzi o to, jak zabrać się za poszukiwania i rozpoczęcie takiej współpracy. Jest duże prawdopodobieństwo, że jak zaczniesz współpracę z wirtualną asystentką, nie będziesz mógł sobie wyobrazić, by jej miało zabraknąć 🙂 

Zostaw komentarz